Que ce soit dans les projets informatique ou autre, que ce soit en version physique ou en numérique, la documentation fait en général partie intégrante d’un projet.
En général parce que ce n’est pas toujours le cas, des fois la documentation est inexistante.
Mais la documentation est-elle synonyme de réussite de projet ? Est-elle indispensable ?
La corvée
Le premier problème de la documentation, c’est qu’elle est souvent vue comme une obligation, une sorte d’épreuve non agréable pour celui qui la renseigne.
L’impression de faire de la documentation pour faire de la documentation, c’est à dire un peu dans le vent peut être présente. Si on n’en utilise pas soit même au quotidien ou du moins régulièrement et si celle que l’on réalise n’est jamais relue.
Parfois elle est réalisée parce qu’on a entendu que cette dernière était importante sans vraiment comprendre son intérêt.
S’exécuter sans réfléchir est très rarement une bonne solution.
Le partage de connaissance
Pourtant la documentation trouve sa place dans un mécanisme d’automatisation.
Que cela soit une simple documentation utilisateur pour savoir comment utiliser un produit ou un livret d’accueil pour accompagner une nouvelle recrue, cette dernière apporte un réel plus pour le partage de l’information.
L’avantage premier étant bien sûr que le même temps de réalisation peut servir à une comme cent personnes, le temps de travail est ainsi facilement rentabilisé.
On sait que la communication est souvent un point clé du bon fonctionnement d’une équipe et de la réussite des projets en général.
Pour autant cela ne reste qu’un outil qui doit trouver sa place dans un plus grand ensemble.
Le besoin de processus
La documentation doit faire partie d’un processus complet pour tirer tout son potentiel.
C’est intéressant d’avoir une documentation pour accompagner la montée en compétence de nouveaux collaborateurs, à partir du moment où cette documentation est tenue à jour, que ça soit par les personnes déjà en place, mais également les ceux qui l’utilisent et remarque une anomalie ou une amélioration à apporter.
La création de documentation elle-même doit avoir une procédure, elle nécessite une relecture, une organisation de rangement et connaître les événements qui entraînent une mise à jour de cette dernière.
Pour finir, il est essentiel de tout simplement s’en servir. Par exemple il est très intéressant de faire des retours d’expériences à la fin des projets, tout du moins à partir du moment où les rapports générés par ses derniers sont relus et pris en compte au lancement des prochains projets afin de capitaliser sur les erreurs et les bonnes pratiques passées.
La documentation est un réel atout à partir du moment où elle fait partie intégrante de l’organisation, de plus quand on en voit vraiment l’utilité, on n’en fait pas trop histoire de dire, on ne prend plus ça comme un calvaire mais un vrai avantage et moyen de collaboration.