Dans l’esprit collectif, la clôture d’un projet se résume à la fin de sa phase de réalisation et la livraison du produit au client, constituant la finalité du projet. C’est la responsabilité du prestataire, qui doit réaliser le constat de l’achèvement des activités et la résiliation du contrat.
Cet article rentrera plus en détail sur le cas plus particulier du projet informatique.
La clôture de projet est-elle un simple acte de fermeture ?
Un bon roman
Un projet est un peu comme une histoire, il est tout d’abord unique, mais comme un bon roman, il est important de respecter une certaine structure clé. Attrait d’une histoire passe bien entendu par un bon déroulement mais un début bien mené et essentiellement une fin réussie restera dans les esprits.
Dans la même gaine, assurer la réalisation durant un projet n’est pas suffisant, tout d’abord une bonne préparation apporte en générale le bon déroulement mais la fin n’est pas à négliger non plus et reste primordiale.
L’histoire d’un projet informatique a au moins une particularité que certains autres n’ont pas.
L’histoire sans fin
En général la livraison d’un projet informatique n’est pas synonyme de fin mais presque de début, c’est souvent équivalent à un passage de l’état de larve, à l’état de papillon, il est important d’assurer l’avenir.
La livraison de l’outil consiste en la mise à disposition de la solution finale à l’utilisateur. Le projet touche à sa fin : il est temps d’organiser la réunion de clôture du projet. Cette phase permet d’en réunir tous les acteurs pour :
- valider que toutes les activités ou tâches du projet sont bien terminées,
- obtenir l’acceptation du client ou du commanditaire sur le produit ou service du projet,
- établir un bilan qualitatif et quantitatif du projet,
- évaluer les résultats/objectifs, les critères de réussite,
- capitaliser sur le déroulement du projet,
- établir un retour d’expérience.
Mais la clôture passe également par l’assurance de l’avenir. La livraison n’annonce pas la mort du projet. Il se doit donc de préparer le suivi du projet. Cela passe par :
- La vérification et la certification de la conformité des livrables par rapport aux attentes contractuelles définies au préalable avec le client.
- Un portefeuille de documents contenant notamment un ensemble documentaire comme le manuel d’utilisation d’une application, l’ensemble des procédures pour en garantir la maintenance, etc.
- Un suivi des utilisateurs finaux (sous forme de formation, documentation…), pour s’assurer de la non-réfraction face au produit
- Un éventuel passage de relais à une autre équipe qui peut prendre plusieurs formes (écrite, orale, etc). .
- L’évaluation de la satisfaction de l’utilisateur final par le biais d’enquête de satisfaction.
- Archivage de la documentation.
Un partenaire
Au delà d’assurer l’avenir du projet, une bonne clôture permet également d’augmenter le niveau de confiance et d’entériner une relation une relation durable.
Que cela soit pour le client ou pour le prestataire, une collaboration qui se déroule bien et est un encouragement pour une éventuelle nouvelle aventure qui peut potentiellement s’enchaîner dans la foulée.
Gardez en tête qu’un projet est une collaboration entre deux parties ou plus et non une exécution pure et dure, le bon déroulement est une responsabilité collective et l’aboutissement est un intérêt commun.