Dans le sens général une réunion c’est simplement un temps pendant lequel se rassemblent des personnes. Pourtant dans le cadre professionnel peut-on vraiment s’arrêter à cette définition ?
Dans l’esprit collectif
Aujourd’hui dans l’inconscient collectif les réunions font parties intégrante des activités d’une semaine d’un cadre en entreprise. Le syndrome bien connu, en tout cas en France, de la réunionite qui consiste dans les gros traits à faire des réunions pour faire des réunions, toutes les raisons sont bonnes et un sentiment de temps perdu semble être installé dans l’avis commun.
Le problème est si profond que des études sont menées, qui ont par exemple ressorti le terme de meeting recovery syndrome. Ce dernier décrit en fait que la perte de temps ressentie pendant les réunions engendrent en plus un temps nécessaire pour reprendre une activité. À la suite d’une “mauvaise” réunion, les personnes auraient alors besoin d’une vraie coupure que ça soit à la machine à café ou autre afin de pouvoir se replonger dans leur tâche.
Les impacts sont assez forts et négatifs, mais les réunions ne sont pas pour autant des outils désuets de sens, peut-être simplement mal exploitées ?
La réunion reste un outil qui doit respecter certains critères pour être utilisé de manière optimale :
- Un but : La réunion doit avoir un objectif que ça soit un simple passage d’information ou plus communément une prise de décision sur un sujet. Ce but doit être connu de tous avant le début de la réunion via une communication de l’objet de cette dernière qui sera donné en même temps que la convocation.
- Un délégué temporel : Une personne doit être désignée pour être maître du temps, elle doit de manière objective gérer les temps de parole (elle a le droit de couper la parole si elle estime que la conversation est trop longue, hors sujet ou que la problématique n’avance) et recentrer sur le sujet dès que bon lui semble. Au possible, ce rôle doit tourner dans les différentes réunions pour qu’il n’y ait pas de frustration, de personnes qui se sentiraient censurées ou autre.
- La durée : Le temps de la réunion doit également être défini en amont, communiqué à l’ensemble des participants et surtout être en concordance avec le temps qui semble nécessaire pour traiter le sujet sans être trop long ni trop court.
- Le nombre de participants : Il faut éviter au maximum d’inviter des personnes dans une réunion qui ne seront pas acteurs du débat ou du moins qui n’auront aucune incidence sur l’action à mener et qui seront seulement là en tant que spectateur. Les présences non réellement nécessaires ne doivent pas assister, si juste certaines informations doivent être communiquées, elles seront descendues d’une autre manière par la suite.
- Lieu et configuration : Souvent sous-estimé, mais pouvoir adapter le lieu et la configuration d’une réunion en fonction du contexte est important. Certaines réunions s’adaptent bien au cliché de la réunion très scolaire bien rangé où tout le monde est assis autour d’une table, cependant certains cas ne s’y apprêtent pas. Par exemple dans le cas d’une réunion courte de type brainstorming où le but est de ressortir des idées rapidement et nécessite de la créativité, on peut faire le choix de faire une réunion où tout le monde est debout armé d’un marqueur avec des murs vitraux adaptés pour pouvoir écrire directement dessus.
- Synthèse : Pour finir, il est important qu’une personne prenne des notes de la réunion afin de capitaliser sur ce qui s’est dit, des décisions prises, etc. Il est intéressant qu’à la fin de la réunion cette personne fasse un bref résumé de la réunion et une conclusion des décisions prises et des actions qui découlent afin d’avoir la confirmation de l’ensemble des protagonistes, avant de délivrer une version écrite du compte rendu de cette dernière.
Efficient mais en respectant les règles du jeu
Si vous avez lu cet article jusqu’ici c’est surement qu’au fond de vous vous aviez une vision plutôt pessimiste des réunions en général et je vous rassure c’est d’après les statistiques un ressentiment majoritaire. Je vous ai donc donné les critères qui sont pour moi primordiaux pour optimiser ce système de réunion, et si vous êtes d’accord avec ces éléments ne serait-ce qu’une partie, sachez que le changement vers une une évolution doit être porté par tout un chacun !
Et par là je ne vous demande de partager mon article à toutes vos connaissances, pas du tout (même si ça me ferait plaisir) mais plutôt être la première personne en concordance avec ces principes avant même de l’attendre des autres. Alors vous allez peut être me dire qu’à votre niveau vous ne vous pouvez pas avoir d’incidence, mais laissez-moi vous dire que c’est faux. Vous n’avez peut être pas la main sur l’organisation (même si je ne pense pas qu’un conseil d’amélioration soit mal venu) certes mais le simple refus d’assister à une réunion peut déjà être un premier pas.
Bien entendu, savoir dire non ça peut paraître compliqué mais si vous pouvez montrer factuellement que votre présence n’apporte pas de plus-value et au contraire une perte de productivité non compensée, bien amenée ce sera plus souvent un refus qui sera bien vu et qui peut être l’élément déclencheur d’un processus d’amélioration ou d’une simple remise en question.
Dans tous les cas, que ce soit ce domaine ou un autre malgré ce que l’on peut penser, on a souvent un rôle à jouer à notre niveau même si cette action peut paraître insignifiante au premier abord…
Fabien Fernandez