Que cela soit dans notre vie professionnelle ou personnelle, il n’est en général pas possible de réaliser l’ensemble de nos tâches, tout du moins simultanément.
À partir de ce constat, on peut se dire, sans trop se mouiller, qu’il peut être intéressant d’apprendre à prioriser ses activités afin de ne pas se perdre dans nos actions et devenir plus efficient.
Existe-t-il une méthode de définition des priorités sans failles ?
Et si vous aviez un manager personnel pour votre vie de tous les jours qui s’occupe de gérer votre emploi du temps pour optimiser l’atteinte de vos objectifs et le respect des délais.
Il existe des méthodes simples pour se simplifier la vie dans ce domaine. Cependant, bien entendu comme dans beaucoup d’aspects de la vie, il n’existe pas vraiment de recette miracle qui s’automatise par simple exécution de la théorie.
En effet, la gestion des priorités ne peut pas vraiment seulement être objective, il y a une part de subjectivité qui rentre en compte en fonction des attentes de chacun.
Le maître mot va être la hiérarchisation, en passant par catégoriser les tâches et pour cela on va découvrir un outil qui va nous aider sur cette voie.
Un outil pour les gouverner tous
Parlons d’un outil amené par une personne plus ou moins lambda, qui a simplement été président des États-Unis.
La matrice d’Eisenhower a été conceptualisée dans le but d’accompagner tout un chacun dans la priorisation de leurs tâches et les rendre ainsi plus productifs. Cet outil pratique permet après une simple analyse de classer les tâches à effectuer en fonction de leur importance et de leur urgence.
L’urgence est la partie plutôt objective qui se rapporte à un fait et des indicateurs comme la date d’échéance, le temps requis. Tandis que l’importance a une tendance plus subjective plutôt basée sur un choix en fonction des critères de chacun. La logique doit vous être propre, selon vos critères personnels : l’impact que la tâche a sur vos objectifs, la valeur ajoutée que sa réalisation apporte. Que cela soit financier, de la politique, de la satisfaction personnelle ou autre.
Et dans la pratique ?
Une fois que vous avez défini si chacune des tâches est importante ou non et si elle est urgente ou non alors elles pourront être rangées selon 4 cases dans la fameuse matrice :
- Important et Urgent : FAIRE : à réaliser immédiatement.
- Important et non-urgent : PLANIFIER : à traiter rapidement à la suite de la catégorie précédente.
- non-important et Urgent : DÉLÉGUER : déléguer au possible ce genre de tâche.
- non-important et non-urgent : ÉLIMINER : non utiles, à abandonner.
Bien entendu cette catégorisation n’est pas absolue et à prendre au toujours au pied de la lettre surtout pour la partie élimination. Mais si vous faite bien la distinction (qui peut être compliquée au premier abord pour la partie “importance”), la partie élimination doit vraiment faire ressortir les tâches qu’on peut caractériser de luxueuse qui rentre dans l’optimisation de pointe.
Dans tous les cas, il est indispensable de toujours maintenir à jour la matrice, car les tâches ne sont pas fixées dans une case et des événements peuvent changer leur situation.
Le temps est limité et le nombre de choses à faire est exponentiel. Il est nécessaire de faire des choix et prioriser. La matrice d’Eisenhower, n’est qu’un outil parmi d’autres permettant de vous aider, mais elle permet de comprendre les points clés à prendre en compte. Connaître vos propres objectifs basés sur vos valeurs, vos aspirations et ce qui vous anime.